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Todoistは有料版がおススメ!無料版との違いと使い心地をグランドマスターが解説してみる

こんにちは。Todoistヘビーユーザーの安慶名勇子(アゲナユウコ)です。

Todoistのレベルはすでにグランドマスターに達しており、最高位の『達人』レベルまで残すところ1ランクとなりました。 大袈裟でなく、私の生活はTodoistとともにあると言えるほど、朝から晩までお世話になっているタスク管理ツールです。

私はTodoistが提供している3つのプランの中のひとつ、『プレミアムプラン(有料版)』を何年も更新し続けているのですが、無料版には戻れないほどにこのプランが提供している機能の数々にほれ込んでいます

無料版でもタスク管理はできますが、有料版にすると使い勝手がかなり良くなるんですよ。私の使い方も含めてメリットを解説してみましたので参考にしていただければと思います。

Todoistの3つのプラン

Todoistが提供しているプランは下記の通り。初めての方向けの無料プラン、プロ向けのプレミアムプラン、チーム利用向けのビジネスプランの3つがあります。

私は真ん中のプレミアムプランを契約中。

引用:https://todoist.com/pricing?lang=ja より

各プランでできることと私の使い方

3つのプランでできることは下記のとおり。無料プランとプレミアムプランでかなりの機能差があることがお分かりいただけるのではないでしょうか。

引用:https://todoist.com/pricing?lang=ja より

では、各機能を見ていきましょう。

【共通】最大プロジェクト数

プロジェクトとはまとまったタスクグループのことで、タスクそのものではありません。言い換えるとカテゴリーのようなもの。大項目・中項目みたいなイメージですね。プロジェクトの中に具体的なタスクを入力していくことになります。

無料版でも80個ものプロジェクトを管理することができるので、この点だけを考えるなら有料版を契約しなくても十分だと思います。

【共通】 1プロジェクト当たりの最大人数

各プロジェクトは第三者と共有することができます。会社で、チームで、友人同士で、家族で…と、さまざまなプロジェクトで使い分けもできますね。各タスクを担当者に割り当てられるので、「あれは誰がやるんだっけ?」ということもなくなります。

引用:https://todoist.com/pricing?lang=ja より

無料版では1プロジェクト当たりの最大人数は5人。プレミアム版だと25人、ビジネス版だと50人となっていますが、この数は1つのプロジェクトに割り当てられる最大人数だというところは注意が必要。無料版で5つのプロジェクトがあった場合、それぞれに別の人を割り当てれば25人までは共有できるということになります。

大規模なプロジェクト、または大人数でこなしたいプロジェクトがあるなら、プレミアム以上のプランがオススメです。

【共通】 繰り返しの予定日

毎週決まった曜日に行うタスクや、毎月20日に行うタスク、何月何日まで毎日繰り返すタスク…ってありますよね。一度設定してしまえば、タスクを何度も登録する必要がないのですごく便利です。

私も活用していて、例えば

  • 毎日行うルーチンワーク
  • 毎週決まった曜日に行う運動
  • 毎月10日に行う所要

といった、短い期間で繰り返すものから

  • 免許証更新
  • パスポート更新
  • 車検日

といった、数年単位で繰り返すものまで登録しています。

【共通】タスクの優先度

それぞれのタスクに優先度をつけると、色分けされて見やすくなります。有料版のフィルター機能を併用すると、タスクの絞り込みもできて便利です。

優先度ごとの色のイメージはこちら。タスク前のマークがそれぞれ、優先度1~順に、赤、黄、青、白に変わります。

ここで、どんなタスクを優先度1と定義するのか?がはっきりしていないとマークも付けられないわけですが、私の場合は7つの習慣の時間マトリックスの考え方を参考にしています。重要度、緊急度を考慮した4分類を優先度とリンクさせています。

イメージとしてはこんな感じです。

【共通】連携機能

Todoistは他のさまざまなアプリケーションと連携ができるのですごく重宝しています。 私の場合、GoogleカレンダーやIFTTT、Togglといった機能と連携して使っていますが、特別に難しい設定も必要なく、すぐに連携が可能です。

2019年8月現在、連携できるアプリケーションはなんと71個!

特にGoogleカレンダーとの連携が素晴らしく、Todoistに登録したタスクが自動でGoogleカレンダーに表示されるだけでなく、逆にGoogleカレンダー側から登録したタスクもTodoistに反映されます。本当にすごい。

【プレミアム以上】リマインダー

ここからは有料版機能です。リマインダー機能とは、タスクに設定した日付以外の日時でも再度通知してくれる機能のこと。

例えば、報告書提出締切が月末だった場合、その日にタスクが通知されても作成が間に合わないということが起こる可能性がありますよね。締切は月末なんだけど、前もって数日前に知らせてほしいという場合に便利な機能です。

日時以外でも、指定した場所に到着した時や離れた時に起動するリマインダーもTodoistにはあります。これが何気にすごいんですよね。100円ショップに行った時に買うものやホームセンターに行った時に買うもの、役所の近くを通った時に行うこと…というような、場所リマインダーは活用しまくっています。

▼ こちらの記事もぜひご覧ください。

【プレミアム以上】コメントとファイルのアップロード

この機能は、タスクに対してコメントを付けたり、ファイルを添付できる機能のことです。例えば、インターネットのリンクを貼り付けたり、添付しておくと便利なPDF ファイルを紐づけておくことができます。

Evernoteのページリンクを貼り付けたり、タスクが発生する都度に印刷が必要な資料を貼付したりと、使用頻度が高い機能のひとつです。

【プレミアム以上】ラベル

ラベルというのはタグ のようなもので、一つのタスクに対して複数つけることができます。 タスクの分類にすごく役立ちます。

このラベル機能こそTodoist魅力だと個人的には思っていて、私はこんなタグをタスクに割り当てています。

  • 時間タグ
  • 場所タグ
  • ルーティンタグ
  • 行動タグ

プロジェクトを超えて、ラベルごとにタスクを把握できる優れた機能です。

【プレミアム以上】フィルター

フィルターとは、タスクをある条件で抽出できる機能のことです。例えば、優先順位1番のものだけを抽出したり、締め切りが過ぎたタスクを抽出したり…という風に使えます。

タスクが多くなってくるとその管理も大変なんですよね。あるプロジェクトの中の担当者がAさんで、締め切りが今月末のタスクを知りたい!という複雑な条件も指定できるため、使えるとかなりありがたい機能です。

タスクが少ない場合だとそこまで必要に迫られることはない機能だと思いますが、チームの人数が多くなったり、プロジェクトやタスクが多くなったりすると、この機能の役割は大きくなっていくのではないでしょうか。

【プレミアム以上】生産性の傾向

この機能は、タスクをこなした量を視覚化してくれる機能のこと。1日のタスクや週単位のタスクをグラフで示してくれるだけでなく、これまでの累計値から導き出されるカルマレベルというものもあります。

タスクをこなせばこなすほどレベルが上がっていくので、ゲーム感覚でタスクを実行する習慣を身に付けることができます。

年間を通して使っていると、年間のタスクを集計した年次レビューもTodoistから届きます。

成果の視覚化ってモチベーションに大きく影響しますが、その視覚化自体が面倒なんですよね。Todoistのプレミアム以上のプランなら、タスクをこなすだけで勝手に視覚化してくれるので、その手間も省けます。

【プレミアム以上】プレミアムテーマ

プレミアムテーマとはTodoistのデザインのことです。無料版だとデフォルトのデザインしか使用できませんが、有料版だといくつかのプレミアムテーマが設定できます。

私はダークのテーマを使用しています。パソコンを見ている時間が長いので、少しでも目の負担を減らそうと思ってのことですが、見やすくて気に入っていますよ。

▼ こちらの記事もぜひご覧ください。

【プレミアム以上】自動バックアップ

有料版だと自動バックアップ機能がついています。何か問題が発生してデータが消えてしまっても復元する事が可能です。

こういう機能って、問題なく使えているときにはさほどありがたみを感じませんが、万が一何かあった時を考えると安心な機能ではないでしょうか。

私はすべてのタスクをTodoistに入れ込んでいるので、データがなくなったら何もできない状態になるでしょうね。記憶を頼りに思い出せる分のタスクしかこなせない状態になるなんて、想像しただけでも恐ろしい…。

自動バックアップがある!という安心感。すごく大事だと思います。ガッツリタスク管理をしているならなおさら!

【プレミアム以上】メールでタスクを追加

各プロジェクトにはTodoist用のメールアドレスが割り当てられています。そのメールアドレスにメールを送れば、タスクとして登録される機能です。新規メールとして送信してもいいですし、届いたメールを転送する…という方法でも使えます。

私はTodoistをメーラーとしても活用しています。購読しているメールマガジンはTodoistのあるプロジェクトに自動転送しているので、メールマガジンの読み忘れがなくなるんですよね。

▼ 詳しくはこちら↓

いつの間にかメールが溜まってしまうだとか、メールを読む習慣を身に付けたいという方には、この方法はおススメです。

後で返信したいメールをTodoistに転送しておくという使い方もできます。

【プレミアム以上】カレンダー同期

カレンダーと同期すると、Todoistに登録したタスクをカレンダーで表示できるようになります。Todoistにはカレンダー表示機能がありませんが、カレンダー同期を使用すれば、いつどんなタスクがいくつあるのかがひと目でわかります。

私はGoogleカレンダーを使用していますが、Googleカレンダーだと双方向同期ができるのも素晴らしい点。Todoistに入力してもGoogleカレンダーには表示されますが、逆に、Googleカレンダーにタスクを登録してもTodoistに反映されるんですよ。これすごい。

もちろん、月表示、週表示、日単位の表示でもタスクの確認ができます。

【プレミアム以上】プロジェクトテンプレート

一度登録したプロジェクトを保存できる機能です。プロジェクトをエクスポートしたりインポートしたりする手間はありますが、この機能を使うと、何度も同じプロジェクトまたはタスクを登録する必要がなくなります。

例えば、

  • 出張に持っていくものリスト
  • 旅行の準備リスト
  • 引越し時に必要な手続きリスト

といった、いつかあるかもしれないプロジェクトはテンプレートで保存しておくと便利です。

【プレミアム以上】アクティビティログ

アクティビティログとは実行記録のことです。Todoist内で行ったことをログとして見ることができます。

プロジェクトを共有している人のアクティビティログも見ることがで、チームで利用している場合はさらに役立つのではないでしょうか。

私は正直、アクティビティログを見返すことはほとんどありません。実行記録はIFTTTとの連携を使ってGoogle カレンダーに吐き出しているため、Todoist内で確認してはいないんですよね…。

ただ、この方法では、タスクの追加や変更といったログはGoogleカレンダーには記録されないため、細かく振り返りたい方はやはりTodoist内のアクティビティログで確認した方がいいかと思います。

【プレミアム以上】優先サポート

問合せに優先的にサポートをしてくれる機能…だと思うのですが、正直使用したことがないため、どの程度優先されるかは不明です。

問合せフォームから問い合わせることもできますが、Twitterアカウントでも回答しているので、そちらの方が早いのかもしれません(ただし、英語での質問を推奨)。Todoist公式Twitterアカウントはこちら

【ビジネスのみ】共有チームインボックス

ここからはビジネスプラン限定の機能です。Inboxとはタスクすべてを最初に書き出す場所ですが、共有チームインボックスは チームでその場所を作ることができるというものです。

チームで共有できるってかなりいい機能なのでは。気づいたタスクを放り込んでおけばチームみんなが見れるため、タスクが重複することもないですし、気づかなかったタスクに気付くきっかけにもなりますもんね。

【ビジネスのみ】管理者&メンバーの役割

管理者メンバーの役割を割り当てることができる機能です。チームメンバーが多くなると、管理者やメンバーなどそれぞれに役割を与えることが出てくるかと思いますが、この機能があると管理がすごく便利になるのでは。

【ビジネスのみ】お支払の一元化

一人ずつ支払う必要がないので、チームで使う際は経理面でもありがたいですね。

Todoistでサクサクすすむ生活を手に入れてみては

有料版の機能が素晴らしすぎて、私はずっとプレミアムプランを契約して使っていますが、こういうツールにお金を払うのって抵抗がある方もいらっしゃるかと思うんです。無料で使えるものがあれば、それに越したことはないですからね。

しかし、月単位に換算すると1カ月300円少々の支払いでこれだけの機能が使用でき、タスクがサクサクこなせるのなら、費用対効果は抜群だと私は思っています1日当たりに換算するとそれこそ10円ちょっとですからね。10円で毎日のやる気と成果が変わるなら、これはもう使った方がいい!と。

実際、毎年更新のたびに迷うことなく年払いを選択していますし、それだけ有用だと感じています。これを使ってなければ、おそらくここまでタスクをこなせていなかったのではと思います。すでにグランドマスターに達していますが、この先の達人レベルに達した後も、ずっと使い続けます。

プレミアムプランが2カ月無料で使えます!

すでに無料版のTodoistをお使いの方、またはまだTodoistのアカウントを使用したことがないという方、ぜひ下記のリンクをご利用下さい。こちらからアクセスすると機能が充実したTodoistプレミアム(有料版)を 2 か月無料で使用できます

Todoist: ストレスフリーのタスク管理

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Todoist、本当に素晴らしいタスク管理ソフトですよ。サクサクこなせる行動力を手に入れたい方、ぜひお試しあれ!

 

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