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読み忘れなし!大事なメールをTodoistで読む方法

こんにちは。Todoistヘビーユーザーの安慶名勇子(アゲナユウコ)です。

Todoistのレベルはすでにグランドマスターに達しており、最高位の『達人』レベルまで残すところ1ランクとなりました。 大袈裟でなく、私の生活はTodoistとともにあると言えるほど、朝から晩までお世話になっているタスク管理ツールです。

毎日様々なタスクをTodoistに放り込んではこなしているのですが、今回はメールを読むタスクをTodoistに自動で登録し、読み忘れをなくす方法についてご紹介いたします。

メールをTodoistで読むとはどういうことか?

山のように届くメールマガジン。いつか読もうと思いながらも放置してしまうことってないでしょうか。フォルダ分けはしているものの、「いつか時間のある時に読もう」と思ったまま何カ月も経っている…ということ、もしあるなら、今回の方法はすごく役に立つと思います。

読むべきメールがタスクとしてTodoistに(しかも自動で)登録されてしまえば、タスク処理の一部としてメールを読むことになります。タスクを消したい!カルマの数を増やしたい!という欲求を満たすことにもつながります。

この方法は特に、

  • 定期購読しているメールマガジンの読み忘れを防ぎたいとき
  • メールを読む習慣をつけたいとき
  • 大事な人からのメールを逃さないようにしたいとき

におススメです。

メールをTodoistで読むイメージ

実際にTodoistでメールを読んでいる画面をキャプチャしてみましたのでご覧ください。

タスクとして登録されるタイトルは『メールの件名』です。コメントの吹き出しをクリックすると、『メール本文の一部』が表示されます。すべての本文を表示したい場合、または、本文内のURLをクリックしたい場合は、コメントの一番下にあるメールマークをクリックすればOKです。

ほんと、メーラーでメールを読むような感覚で使用できます。

ただし、この方法はTodoistプレミアムプラン以上の会員でなければ実装できませんのでご注意下さい(コメント機能とメールでのタスク追加機能は有料版でなければ使用できません)。

アカウント登録とアプリのダウンロード

Todoistのアプリをスマートフォンにインストールしていない方は、まずアプリをダウンロードしましょう。

すでに無料版のTodoistをお使いの方、またはまだTodoistのアカウントを使用したことがないという方、ぜひ下記のリンクをご利用下さい。こちらからアクセスすると機能が充実したTodoistプレミアム(有料版)を 2 か月無料で使用できます

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メールをTodoistで読むための設定

具体的には、Todoistに備わっているメールでタスクを追加する機能を使用するだけでOK。割と簡単に仕組みが作れるんですよ。

簡単ですのでぜひお試しください。

メールを転送するプロジェクトを決める

まず、どのプロジェクトにメールを転送したいかを決めましょう。プロジェクトごとに転送先のメールアドレスが異なるため、先に決めておく必要があります。特にない場合は『インボックス』でOK。

転送先メールアドレスを確認する

下記の手順で転送先アドレスを確認します。

  1. メールを転送したいプロジェクトを選択する
  2. 右上の『…』マークをクリック
  3. 『このプロジェクトにメールでタスクを追加』を選択

出てきた画面の上部にある『inbox <add.task.〇〇…>』が転送先アドレスです。『クリップボードへコピー』をクリックするとコピーできます。

メーラーで転送設定を行う

指定した条件を満たしたメールをTodoistに転送する設定を行います。例えばGmailの場合はこのような流れ。

メールマガジンを受信しているGmailを開き、転送したいメールを開きます。その状態で、メールの右上に表示される『…』マークをクリック。出てきたメニューから『メールの自動振り分け設定』を選択します。

次の画面に表示される『次のアドレスに転送する』のチェックボックスにチェックを入れ、『転送先アドレスを追加』をクリック。

出てきた画面に、Todoistからコピーした転送先アドレスを貼り付けます(右クリック→貼付、または、ctrl+v等)。

貼り付けたアドレスから、最初の『inbox <』の部分と、最後の『>』を削除してください。削除せずに『次へ』をクリックするとこのようなエラーが出ます。

『変更を保存』をクリックして完了です。

別の方法もあります。Gmailの右上の『歯車マーク』をクリックし、『設定を』選択。

『フィルタとブロック中のアドレス』をクリック。

一番下までスクロールしたら、『新しいフィルタを作成』をクリック。

出てきた画面に条件を入れます。条件は『特定のメールアドレスからメールが届いたら』だとか、本文に『特定の文字を含むなら』とか、いろいろ指定できます。下の画像は本文内に『Todoist』を含む場合の例。

条件を指定したら『フィルタを作成』をクリック。

ここからは先ほどのやり方と同じです。『次のアドレスに転送する』にチェックを入れて、転送先アドレスを追加して、『フィルタを作成』をクリック。

『変更を保存』で完了です。

これで、Todoist内でメールが読めるようになります(↓再掲)。

注意!Todoistを開くのを忘れずに

ただし、Todoistを開く習慣がなければこの設定も無意味になりますから、「せめてTodoistは毎日開く!」と決めて実行していただければと思います。数週間放置していたばっかりに、メールボックスと同じようにタスク(メール未読)がたんまり溜まっていた…ということのないよう。

この設定をするようになってからと言うもの、メールの読み逃しがなくなりました。既読率が100%を達成しているので、 私はすごく気に入っています。

メールを読む習慣を身に付けたい方、タスクをサクサクこなしたい方、ぜひお試しあれ!

 

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