手帳と時短と目標達成のお話

付箋や資料で手帳がパンパンのあなたに実践してほしい、メタボ手帳脱却のためのたった5つの秘訣。

こんにちは。安慶名勇子(アゲナユウコ)です。

たびたび、 手帳がパンパンに膨らんでいる方を見かけます。 色とりどりの付箋が手帳内に所狭しと貼られていたり、チラシや資料をたっぷりと挟み込んでいたり…と、手帳が膨らんでいる原因はさまざまですが、 元の厚さの2倍以上に手帳が膨れ上がった手帳は、使いにくい上に、見た目の印象も良くありません。

この最も到達してはいけない手帳の最終形態を、私はメタボ手帳と命名し、撲滅へ向けて手帳指導に取り組んでいますが、

「もう、メタボ手帳にはしたくない。」
「今年こそきれいに手帳を使うぞ!」

と意気込むものの、知らず知らずのうちにメタボ手帳を育ててしまう方も多いもの。

そこで今回は 、「今年こそなんとかしたい!」というあなたに向けて、メタボ手帳から脱却するための5つの方法をご紹介いたします。 これさえ実践すればメタボ手帳になることは絶対にありませんから、メタボ手帳脱却に本気で取り組みたい!という方は、ぜひとも読んでいただければと思います。

こんなあなたは要注意!メタボ手帳予備軍チェックリスト

まずは、自分がメタボ手帳を育てる要因を持っていないかどうかをチェックしてみましょう。普段の手帳使いを振り返りながら、当てはまるなと思うものををチェックしてみてください。

□ もらったクーポンやチラシ、資料はとりあえず手帳に挟む
□ 付箋でタスク管理をしている
□ メモは付箋に書き、手帳に貼っている
□ 雑誌の切り抜きや年間行事を手帳に直接のり付けしている
□ 「どこに挟んだっけ?」「どこに書いたっけ?」と探すことが多い
□ デジタルツール(スマートフォンやパソコン、スキャナ等)は苦手
□ 手帳整理の日を設けていない

何個当てはまりましたか?チェックが多ければ多いほど、メタボ手帳に育ってしまう可能性大です。

チェックが入った個数が少ない安心!と思わないでくださいね。手帳のメンテナンスを怠るとすぐにメタボ手帳まっしぐら!です。そうならないためにもしっかり対策をしていきましょう。

メタボ手帳のメリット・デメリット

厳しいことを言いますけども…メタボ手帳のメリットなんてゼロですよ。あるわけないじゃないですか。でも、ここはあえて!…あえて考えてみたいと思います。無理矢理絞り出してみたいと思います。

メタボ手帳のメリット

  • 必要な情報はすべて手帳の中にあるとわかっているため、安心感が得られる

…以上。

切り口を変えて無理矢理見つけ出そうと数時間粘って考えてみましたが、これ以上は出てきませんでした。…むしろ、これ以外にもあるのならぜひお知らせください。

メタボ手帳のデメリット

  • 重い
  • 持ち運びに不便
  • 書きにくくなる
  • カバンの中でかさばる
  • 手帳が閉まらないので、カバンの中の小物が手帳に入り込む
  • 挟んでいるプリントや資料が落ちる(紛失)
  • 付箋が剥がれ落ちた後、どこのページにあったのかわからなくなる
  • 必要な情報にたどり着くまでに時間がかかる
  • 手帳の劣化が早くなる(紙が痛む)
  • 手帳を忘れた場合、情報へのアクセスが困難
  • 手帳を紛失した場合、情報の復元が不可能
  • 整理整頓が苦手な人だという印象を与えてしまう

メタボ手帳のデメリット、いくらでも出てきます。まだまだあるはずです!!これ、私がメタボ手帳撲滅運動をしているから、恨みつらみのようにたくさん挙げている…というわけではないですよ。

メタボ手帳って、どう公平に考えてもデメリットの方が多いんです。

一度、メタボ手帳になってしまうと解消は困難

おそらく、好き好んでメタボ手帳にしている人はいないと推察します。誰しも、手帳の使い始めは

「スケジュール管理をしっかりしたい!」
「目標に向かって頑張りたい!」
「きれいに手帳を使いこなしたい!」

と思っているはずですし、スマートな手帳使いを目指して付箋も使い始めるはずですから。

手帳を新調したころの数カ月間というのは、手帳に対するモチベーションも高く、付箋に書いたメモや挟み込んだ資料の整理といった手帳のメンテナンスもサクサク行っているはずです。

しかし、日々の忙しさが増してくると手帳のメンテナンスはどんどん疎かになっていきます。手帳の中に必要な情報はすべて入っているため困ることもなく、整理整頓への優先順位は必然的に落ちていきます。

そうなってくると、あなたはきっと、

「今は忙しすぎて、手帳のメンテナンスができない。落ち着いたらやろう!」

と、手帳に対する罪悪感に蓋をして多忙な日々をこなすはずです。そしていざ、生活が落ち着いたころに手帳に目をやると…、

「手帳が汚い!何とかしなきゃ。でも…面倒くさっ!!!

と、見なかったことにしてしまうんですよ。

実際、膨れ上がった手帳を1枚1枚めくり、付箋を剥がすだけでも相当な労力がかかりますし、時間の経った付箋は剥がれにくくなる場合があり、手帳の紙まで破けてしまうこともあるわけです。そうなると…モチベーションだだ下がりですよね。付箋整理、資料整理にかける時間ももったいないと思えてきて、結局、次の手帳に買い替えるまで解消されることがないという結末を迎えます。

手帳のメンテナンス作業にかけるまとまった時間の確保、資料整理のための保管ツールの用意…。これらを考えると億劫ですよね。「やるぞ!」というパワーはなかなか出てこないのではないでしょうか。整理整頓が苦手な方なら尚更です。

これが、『一度、メタボ手帳になってしまうと解消は困難だ』と私がお伝えしている理由です。 身体のメタボと同じく、手帳のメタボも『予防=細目な手帳メンテナンス』が大事なのです。

メタボ手帳になる原因は手帳の役割を混同していること

書くことの目的には

  • 覚えるために書く
  • 忘れるために書く
  • 自分に見せるために書く

という3つがあると常々お伝えしていますが、 メタボ手帳になってしまうのは、上記3つをごちゃまぜにして手帳を使っていることが原因のひとつと考えられます。

「とりあえず付箋にメモしておこう!あとで手帳に書き写せばいいや。」
「今日買うものがあったんだっけ。忘れないようにメモしよう。」
「今日の会議で大事なポイントをメモしておこう!」

と、思いつくままに書き込み、放置してはいないでしょうか。

お客様との面談記録や大事な会議の議事録といった、のちに見返す可能性がある情報は、手帳の中に書きっぱなしにしておくのはダメ。上記3つの目的のうち、覚えるために書くもの忘れるために書くものは、デジタルツールに移すことをおススメいたします。

情報は検索できることが大事!

のちに検索する可能性がある情報は、必要な時に瞬時に取り出せる環境を作りましょう。そのために活用してほしいのがデジタルツールです。どんなにファイリングや整理整頓が上手になったとしても…情報の検索性はデジタルツールには敵いません。キーワードを1つ入力するだけで必要な情報をピンポイントで探り当ててくれるのですから、活用しない手はありません。

あるデータによると、平均的なビジネスマンは探しものをするためだけに1年間に1,500時間を浪費しているのだとか。実に1年間のうちの1カ月弱を「探し物」だけに使っている…ということになります。

「手帳のどこかにメモしたんだけどなぁ…」
「確かこのフォルダにデータを保存していたはずなのに…」

と探す時間をデジタルツールを使うことによってゼロにできれば、1ヶ月弱もの時間を得られるわけですよ。そうすれば…いつかやってみたいと思っていたアレコレに充てる時間も増えますし、メタボ手帳になることもありませんから見た目もスッキリ!手帳に対するモチベーション維持できますから、一石二鳥です。

検索機能に優れたEvernoteは情報保管に最高のツール

まるで情報のスクラップブック!私はEvernote歴も長いのですが、ありとあらゆる情報はEvernoteに保管しています。写真、書類、インターネットの情報、メモ、執筆類の下書きといったものはすべてEvernoteです。

使用台数無制限、月間アップロード容量10GBと、サービスが充実したプレミアムプラン(月額600円)を使っていますが、最初は無料プランでもいいと思います。後に紹介するScanSnapと組み合わせれば、情報のデジタル化は最強ですね。

Evernoteでは、どのフォルダに何を保存したかを覚えていなくてもOK。検索窓にキーワードさえ打ち込めば、1秒もかからず該当する情報を探してくれます。 メタボ手帳で探すのとは…大違いですよ。

ちなみに、下記リンクをクリックすると、通常月額600円のプレミアムプランが1ヶ月無料で使えますので、試してみてはいかがでしょうか。ほんとおススメ。

一家に一台をおススメしたい高速スキャナー

デジタル化というと難しく感じるかもしれませんが、スキャナーにセットしてボタンを押せば完了します。1分もかからずデジタル化できるので、面倒な作業をしたくないという方にこそ相応しいデジタルツールです。

富士通の最新高速スキャナScanSnap iX1500。

ScanSnapの公式サイトに掲載されている動画がわかりやすいのでぜひ見てみてください。

ちなみに、スマートフォンのカメラを使ってもスキャンってできるんですよ。Evernoteのスマホ版では、Evernoteのカメラを起動すると、文書のみを判別してデジタル化してくれる機能がついています。

ただ、1枚ずつしかできないんです。ScanSnapのように、複数枚を一気に、かつ高速で、さらに両面一気に読み取るなんてできないんですよね。大人数の方と名刺交換した翌日なんて、1枚1枚の名刺を表と裏の両面を撮影しなければならないので…手間が膨大になるんです。それが、ScanSnapならものの数秒。本当にすごい。

それとね、法人用の複合機あるじゃないですか。コピー機、FAX、スキャナーが一緒になっているやつ。その複合機でもスキャンはできますが、ScanSnapに比べるとかなり遅いですよ。1枚の紙を読み込むのに機械の中で紙が3往復していますしね(もしかしたら新しいタイプは性能がいいのがあるのかもしれませんが)。ScanSnapは紙が往復することなく、1スライドで両面を読み取ってくれるので、本当に速いんです。

熱弁してしまいましたが、これまでに購入したデジタル機器の中でも、時短に役立つツールランキングトップ(私の中での勝手なランキング)の座に君臨するほど、買ってよかった!!と思うツールです。

※ 私が持っているのは1つ前のタイプ↓タッチパネルはなく、ボタン1つのみのシンプルな作りになっています。お財布的にはこちらのほうが優しいかもね。

富士通の高速スキャナScanSnap iX500。

メタボ手帳を脱却するたった5つの秘訣

というわけで、まとめに入ります。メタボ手帳から脱却するには

  • 定期的に、かつ細目に、手帳を整理をする時間を確保すること
  • 検索する可能性のある情報はデジタルツールに移行すること
  • スキャン後は、保管しなければならない資料を除いて処分すること
  • 付箋での長期的な情報保管は避けること
  • 手帳のメモ欄は用途ごとに使い分けること

といった心がけが大事です。

見た目がスッキリとした手帳を使っているビジネスマンはいかにも仕事ができる人だという印象もありますよね。逆にメタボ手帳だと、

「自己管理が苦手なんだろうな。」
「財布もレシートでパンパンなのかもな。」
「名刺管理もずさんなんだろうな。」

なんて思われてしまう可能性もなきにしもあらず。そうなると、ビジネスチャンスを逃すことにもなりかねません。

メタボ手帳からの脱却は、見た目の印象をアップさせるのはもちろんのこと、思考も整理され、時間効率を高めることにもなります。いいことづくめなので、ぜひ手帳のメタボ化を防ぐべく、取り組んでみてくださいね。

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